Par Insight Editor / 11 Jan 2022 / Sujets: Automatisation
Faits saillants
Industrie du client :
Services de gestion immobilière et de gestion de propriétés
Taille de l’entreprise :
Plus de 9 000 employés au Canada
Le défi :
- Le client disposait de 80 comptes cloisonnés qui étaient coûteux et laborieux à administrer.
- Les employés devaient entrer de l’information manuellement dans le système, ce qui demandait beaucoup de temps et faisait place à l’erreur, tout en ralentissant la productivité globale.
- Le client désirait un système universel auquel ses 80 unités opérationnelles pourraient facilement accéder
Solution :
Insight a proposé une solution d’optimisation de la chaîne d’approvisionnement (SCO) comprenant les éléments suivants :
- Nouvelle solution de billetterie simplifiée tout-en-un sur Insight.ca
- Préenregistrement des utilisateurs dans le système
- Processus d’approbation fluide pour les utilisateurs
Sphère de solution:
Optimisation de la chaîne d’approvisionnement (OCA)
Les résultats :
- Migration de tous les employés canadiens du client vers Insight.ca
- Uniformisation du flux de travail et réduction des clics pour les utilisateurs
- Économie de temps pour le client et Insight en administrant un seul système
- Consolidation de la facturation pour les services de comptabilité du client et d’Insight
Une société canadienne de gestion immobilière et de gestion de propriétés dont le siège social est situé à Markham, en Ontario, a contacté Insight Canada, car elle était aux prises avec un problème d’opération majeur. La société était déjà une cliente d’Insight et utilisait un portail myInsight personnalisé ayant été mis en place avant 2020. Au départ, ses 80 unités d’exploitation avaient chacune leur propre numéro de compte chez Insight afin que le client puisse retracer les achats. Après plus d’un an d’utilisation, le client a indiqué à Insight que le traitement de 80 factures distinctes prenait beaucoup de temps et était laborieux. Ses utilisateurs devaient également savoir quel numéro de compte utiliser à l’avance, ce que beaucoup d’entre eux ne savaient pas, ce qui causait de nombreuses erreurs. L’entreprise voulait consolider toutes ses factures pour faciliter sa comptabilité. Elle souhaitait par ailleurs que leurs utilisateurs aient besoin de moins d’informations possibles avant de passer une commande en plus de vouloir implanter un flux d’approbation à même le processus d’achat.
Les gestionnaires de comptes d’Insight Canada ont travaillé avec leurs collègues du service de commerce électronique pour concevoir un plan de déploiement complet. La proposition détaillait la consolidation des 80 comptes de l’entreprise en un seul numéro de compte. L’expérience utilisateur a de plus été repensée avec quelques changements importants, notamment la mise en place du processus d’approbation à l’avance et la garantie que tous les utilisateurs avaient la même expérience, quel que soit leur service. Et comme l’entreprise était déjà une cliente d’Insight, elle a promu l’équipe Insight à l’approbation complète de la gestion de projet sur l’ensemble du processus de mise en œuvre.
Pour faire économiser temps et argent au client, Insight a proposé d’administrer le portail au moyen d’Insight.ca et de supprimer les 80 comptes différents qui existaient à l’interne. De plus, le nouveau portail n’obligerait plus les utilisateurs finaux à ajouter certains renseignements manuellement et acheminerait automatiquement les commandes pour approbation. Cette nouvelle itération serait déjà préprogrammée et entièrement automatisée pour chaque scénario. Grâce à ce nouveau processus, le client peut recevoir 1 facture à un emplacement centralisé, ce qui lui permet d’économiser sur des milliers de factures chaque mois. Grâce aux fonctionnalités avancées des solutions d’optimisation de la chaîne d’approvisionnement d’Insight.ca, le client est libre de maximiser sa productivité dans d’autres secteurs de l’entreprise.
Dès février 2021, les équipes de commerce électronique et de vente d’Insight ont fourni au client une documentation de formation personnalisée et acheminé des courriels de bienvenue personnalisés à tous les employés.
Les utilisateurs ont pu facilement créer leur accès et ont pu commencer à passer des commandes immédiatement en ayant la confiance que leur commande serait correctement acheminée pour approbation. Ce nouveau portail est plus facile à naviguer, car il nécessite moins de clics et soulève moins de questions. Le code de projet individuel de chaque utilisateur a même été entré par défaut pour chaque commande!
Insight effectue une gestion en continu du portail en ajoutant et en remplaçant les approbateurs et les administrateurs à la demande du client, en vérifiant les produits en fin de vie et en les remplaçant de manière proactive par les modèles actuels.
Le projet s’est terminé avec succès en avril 2021 puisque l’équipe d’Insight a travaillé avec diligence pour livrer les résultats à temps. En outre, Insight est passé d’un partenaire à trois offres pour les devis à un seul partenaire choisi pour tous les périphériques approuvés.
La réalisation de ce projet a dépassé les attentes du client en étant exceptionnellement innovante et en proposant un système de suivi de produits uniformisé, entièrement administré par Insight.
En raison de la satisfaction globale du client à l’égard de cette initiative et des initiatives précédentes qui ont touché à tous les domaines de l’entreprise, la relation de confiance entre les deux sociétés se poursuit. Ainsi, Insight travaille actuellement sur la proposition de solutions de consolidation pour migrer les opérations américaines et australiennes du client vers des portails similaires au portail canadien qui sera administré par… Insight.com!
