Client story Migration de plus de 6 000 employés avant la fin de vie de Office 2010

Faits saillants

Industrie du client:

Services publics d’électricité et de gaz naturel

Taille de l’entreprise:

+6,000 employés

Le défi:

Comme Microsoft® Exchange et Office 2010 approchait de leur date de fin de vie, une grande entreprise canadienne de services publics avait besoin de passer à Microsoft Office 365®. Pour ce faire, l’organisation avait besoin d’aide pour définir un nouveau modèle de licence qui transformerait les dépenses d’investissement en dépenses d’exploitation et l’aiderait à respecter la conformité NERC. Malheureusement, son équipe interne n’avait pas l’expertise technique, ni les effectifs, pour terminer cette initiative à temps.

La solution:

Insight a élaboré un plan de déploiement complet tenant compte des pratiques exemplaires en matière de gestion du changement organisationnel et a commencé avec un petit programme pilote de 25 utilisateurs. Nous avons ensuite fourni des formations et une assistance 24/7 à tous les utilisateurs finaux pendant la migration des comptes Microsoft Exchange, OneDrive pour entreprise, Skype pour entreprise et autres. Tout au long de ce mandat, nous nous sommes assurés de respecter la conformité réglementaire en travaillant avec les agents de conformité du client et de Microsoft pour résoudre tous les problèmes.

Les résultats:

• Migration harmonieuse de plus de 6 000 employés vers Microsoft 365®
• Assistance 24/7 fournie à tous les utilisateurs pendant toute la migration
• Respect de la conformité réglementaire à chaque étape de l’engagement

Sphères de solution:

Les solutions d’Environnement connecté d’Insight proposent un ensemble d’offres informatiques pour utilisateurs finaux qui sont conçues pour simplifier la gestion informatique tout en améliorant la connectivité et la collaboration.

En 2018, Microsoft® Exchange Server 2010 et Office 2010 approchaient de la fin de vie. Une entreprise canadienne de services publics d’électricité et de gaz naturel cherchait à migrer ses 6 000 employés vers la plateforme Microsoft 365®.

Toutefois, l’équipe interne de l’organisation ne disposait pas de l’expertise technique, ni des effectifs, pour mener à bien cette initiative d’ici la fin de vie en octobre 2020. Les décideurs informatiques du client ont fait savoir à Insight qu’ils disposaient de peu de temps pour mettre fin au déploiement Exchange existant sur place et qu’ils voulaient passer à Microsoft 365®.

Insight a rapidement plongé dans le projet et a créé un plan de déploiement complet qui comprenait plusieurs pièces mobiles. Notre vaste expertise en gestion du changement organisationnel (OCM) s’est révélée essentielle pour la création et la mise en oeuvre de ce plan complexe.

L’équipe interne de l’organisation ne disposait pas de l’expertise technique, ni des effectifs, pour mener à bien cette initiative d’ici la fin de vie en octobre 2020.

Programme pilote

En avril 2018, Jason Singh, architecte d’entreprise chez Insight, s’est rendu au siège social du client. Il y a donné le coup d’envoi des initiatives sous contrat et a présenté les ateliers pilotes pour Microsoft Azure® et Microsoft 365® aux équipes de direction et de projets internes. Le fait de pouvoir interagir en personne avec l’équipe de direction commerciale et technique a été extrêmement bénéfique pour solidifier le partenariat entre Insight et le client.

« L’élargissement de notre partenariat était basé sur l’impression initiale que nous avons faite lors du projet pilote et le niveau de confiance que nous avons acquis grâce à l’expertise technique démontrée par notre équipe de livraison », explique Jason.

En plus de Jason, l’architecte de solution Microsoft 365,® Jeremy Dahl, et le chef de projets, Nelio Vitorino, complétaient l’équipe de livraison du pilote. Stéphanie Yackimec, consultante en licences logicielles, a également joué un rôle déterminant dans le passage du modèle de dépenses d’investissement à celui de dépenses d’exploitation pour les exigences de licence des utilisateurs finaux, un élément essentiel pour obtenir l’approbation du client.

Assurer la conformité réglementaire

Étant donné que le projet impliquait un client de l’industrie de la production d’électricité, le respect de la conformité réglementaire était primordial. En tant qu’organisme de services publics, les principales normes en place ont été élaborées par la North American Electric Reliability Corporation (NERC).

Insight a travaillé en étroite collaboration avec l’agent de conformité du client pendant le programme pilote et a mis à profit, au besoin, l’agent de sécurité nationale de Microsoft Canada pour obtenir un soutien supplémentaire sur les questions entourant la conformité et l’engagement. Il s’agissait d’une valeur ajoutée sans frais supplémentaires pour le client, car Microsoft Canada s’est elle aussi consacrée à la réussite de cette migration.

Insight a effectué des ateliers pilotes et des consultations en conformité réglementaire, a élargi la bande passante des effectifs du client et a entièrement migré plus de 6 000 employés vers Microsoft 365®.

Déploiement de la production

En avril 2019, le déploiement de la production a commencé et a été achevé avec succès en janvier 2020. Tout au long du mandat, Insight a travaillé de façon transparente avec l’équipe interne du client pour fournir des résultats en respectant les échéanciers et le budget.

En outre, notre relation avec le client a évolué d’un partenariat de services professionnels à un partenaire de services administrés dans le cadre du déploiement de la production. Dirigé par l’architecte des solutions, Doug Auvigne, Insight est devenu la première ligne de soutien 24/7 pour les utilisateurs finaux lors de la mise en service de la plateforme Microsoft 365®.

Les chiffres

Pendant ce projet, Insight et le client ont migré ou déployé avec succès:

• 4 646 comptes Exchange Online

• 2 390 comptes E3

• 2 256 comptes F1

• 4 262 comptes Skype pour l’entreprise en ligne

• 2 223 comptes Office Pro Plus

Tout cela a été achevé dans un total de 60 jours de migration.

Dépassement des attentes

La livraison du projet principal nous a permis de fournir au client un service et des innovations exceptionnels dépassant de loin ses attentes initiales. En deux ans, Insight a effectué des ateliers pilotes et des consultations en conformité réglementaire, a élargi la bande passante des effectifs du client et a entièrement migré plus de 6 000 employés vers Microsoft 365®.

En outre, le client a signé un contrat de services administrés de 12 mois et a fait d’Insight son équipe de soutien principale pour le déploiement. Ceci a permis à l’équipe d’assistance du client de rester concentrée sur le soutien opérationnel non lié à la migration.

En raison de la satisfaction du client à l’égard de cette initiative et des initiatives précédentes, le client a accepté d’être un client de référence et de continuer à faire des témoignages sur le terrain pour le compte d’Insight.

Enfin, et peut-être ce qu’il y a de plus important, une merveilleuse amitié professionnelle est née de cette relation de travail étroite, ce qui montre à quel point nos clients apprécient et respectent le dévouement démontré par toute l’équipe Insight.