À l’attention de nos chers clients, partenaires et fournisseurs :
Date d’entrée en vigueur : 18 mars 2020
Insight surveille l’impact de l’épidémie de coronavirus (COVID-19) sur ses activités commerciales, notamment son impact sur les services à la clientèle. Puisque la situation évolue continuellement, notre priorité est d’assurer la santé et la sécurité de nos coéquipiers/coéquipières. Nous avons mis en place plus de mesures de santé et sécurité dans nos installations et avons interrompu les déplacements d’affaires à l’international, ainsi que limité les déplacements non essentiels à l’intérieur du pays.
Nous avons mis sur pied une équipe de gestion de crise qui surveille étroitement la situation, cette équipe est composée de membres de la direction et de représentant(e)s de chaque unité fonctionnelle de notre organisation notamment des finances, des affaires juridiques, des ressources humaines, des TI et de la sécurité des informations, du marketing et des communications, des ventes et de la livraison de services et des opérations.
Tout au long de nos activités de planification et préparation, nos actions sont alignées aux recommandations émises par Santé Canada, l’Organisation mondiale de la santé et le CDC incluant, sans s’y limiter, les restrictions en matière de déplacement et les procédures de mise en quarantaine volontaire.
Nous travaillons également en collaboration avec notre communauté de partenaires pour comprendre l’impact de cette pandémie sur leurs opérations, ceci afin d’être le plus prévoyant possible dans nos réponses. En collaboration avec nos partenaires et distributeurs, nous misons sur notre large chaîne d’approvisionnement pour continuer à répondre aux besoins de nos clients.
En collaboration avec la direction, nous mettrons à jour et communiquerons continuellement tout changement nécessaire à nos plans de réponse et continuité commerciale en cas d’incidents selon les directives de Santé Canada, de l’Organisation mondiale de la Santé et du CDC et de toutes les autres autorités gouvernementales locales, provinciales et fédérales en matière de santé.
Votre représentant Insight est à votre disposition pour répondre aux questions et vous fournir un soutien additionnel, au besoin.
Foire aux questions :
Quelles sont les mesures de réponse et continuité en cas d’incidents adoptées par Insight pour répondre aux préoccupations des clients, partenaires, fournisseurs et coéquipiers/coéquipières des secteurs touchés?
- Insight a identifié les opérations essentielles et planifie de réaffecter le personnel occupant des fonctions non essentielles si l’absence d’un(e) coéquipier/coéquipière pose problème.
- Nous nous attendons à ce que nos infrastructures de TI supportent une augmentation du télétravail et nous permettent d’administrer tout surplus de travail associé aux contacts avec les clients ou à la livraison de services. Ce qui comprend une augmentation de l’utilisation des outils de collaboration et communication vidéo et téléphonique.
- Nous effectuons une surveillance et une évaluation en continu des niveaux de risque de nos principaux fournisseurs, partenaires et autres parties dont nous dépendons.
- Nous imposons des restrictions de déplacements strictes en nous basant sur les restrictions de pays de Santé Canada, de l’Organisation mondiale de la santé et du CDC et interdisons les voyages à l’international et les voyages non essentiels au pays.
- Nous imposons le télétravail dans les régions affectées.
- Nous permettons les visites aux clients uniquement selon les besoins et respectons les directives de Santé Canada et de l’Organisation mondiale de la santé à ce sujet.
- Un(e) coéquipier ou coéquipière ayant visité un pays à risque désigné par Santé Canada, l’Organisation mondiale de la santé ou le CDC, ou qui prévoit visiter un de ces pays, sera assujetti(e) à une quarantaine de télétravail de 14 jours à son retour.
- Tout(e) coéquipier/coéquipière qui présente des symptômes associés au coronavirus, selon les directives de Santé Canada, de l’Organisation mondiale de la santé et du CDC doit demeurer à la maison et travailler à distance s’il/elle en est capable.
- À compter du 17 mars, aucun accès à nos installations ne sera accordé aux personnes qui ne sont pas des coéquipiers/coéquipières, incluant les fournisseurs, partenaires et clients, sans l’approbation d’un(e) VPP.
- Nous avons mis sur pied un plan de communications internes pour communiquer immédiatement nos plans, mises à jour et changements de continuité des affaires.
- Nous utilisons un répertoire centralisé pour partager informations, conseils, décisions et plans avec les coéquipiers/coéquipières.
- Nous suivons la situation de près et modifions notre réponse pour nous ajuster aux circonstances changeantes lorsque nous recevons de nouvelles informations.
Q. Quelles mesures Insight prendra-t-elle si un cas de coronavirus est confirmé dans un de ses bureaux?
- Si un cas de coronavirus est confirmé dans un de nos bureaux, nous respecterons toutes les lignes directrices des autorités de santé publique, qui dépendent des circonstances, et qui pourrait exiger une fermeture complète ou partielle du bureau concerné (selon la taille du bureau, sa fonction et l’information de voyage du bureau du/de la coéquipier/coéquipière infecté[e]), pour effectuer un nettoyage complet, et rouvrir seulement lorsque la menace sera disparue et que les installations seront jugées sécuritaires.
Q. Dans l’éventualité où un cas de coronavirus est confirmé dans un des bureaux d’Insight, à quelle vitesse Insight informera-t-elle ses clients et partenaires?
- Insight évaluera toutes les interactions entre les clients/partenaires et les coéquipiers/coéquipières du bureau affecté dans les deux semaines précédentes et, si cela s’avère nécessaire, elle communiquera avec les clients et partenaires.
Q. Comment Insight comblera-t-elle les besoins en effectif du bureau concerné pour assurer la continuité des opérations?
- Insight accordera toujours la priorité à la sécurité de ses coéquipiers/coéquipières et du public, et dans la mesure du possible, ses coéquipiers/coéquipières feront du télétravail pour respecter nos obligations envers nos clients, partenaires et autres coéquipiers/coéquipières.
- Si les coéquipiers/coéquipières ne sont pas en mesure de travailler de la maison :
- Insight déploiera tous les efforts commerciaux raisonnables pour faire appel à des ressources additionnelles pour offrir du soutien aux opérations à l’aide de ressources sur demande qui n’ont pas été affectées par le coronavirus.
- Insight demande habituellement que des procédures d’opération standards soient mises en place pour former rapidement des coéquipiers/coéquipières lorsque nécessaire.
Q. Insight fera-t-elle affaire avec plus de ressources de sa chaîne d’approvisionnement pour réduire les délais des équipementiers?
- Insight prend toutes les mesures raisonnables pour réduire les délais des équipementiers et fera appel à d’autres ressources de sa chaîne d’approvisionnement pour résoudre les problèmes qu’Insight peut contrôler.
Q. Comment Insight pourra-t-elle s’assurer que ses installations sont équipées des équipements et fournitures d’équipementiers commandés par les clients?
- Insight, et ses équipementiers partenaires agiront de manière commercialement responsable pour appuyer les clients.
- De manière générale, Insight peut compter sur quatre centres d’intégration et distribution aux États-Unis, trois au Canada, un en Allemagne et un au Royaume-Uni. Nous desservons principalement nos clients à partir de nos installations de l’Illinois, mais nous pourrions relocaliser nos coéquipiers/coéquipières ou les équipements dans d’autres installations et faire appel à nos coéquipiers/coéquipières déjà en place.
Q. En ce qui concerne la situation du coronavirus, Insight a-t-elle contacté ses fournisseurs pour bien comprendre l’impact potentiel pour la production ou la livraison des commandes provenant et se dirigeant vers la Chine? Le cas échéant, quels sont les fournisseurs qui ont été contacté?
- Insight est en communication constante avec ses principaux partenaires (incluant sans s’y limiter Cisco, HPE, HPI, Dell, Apple Lenovo etc.) et surveille attentivement sa chaîne d’approvisionnement pour maximiser la disponibilité pour ses clients.
Q. En plus de ce qui précède, quelle alternative a été discutée avec nos fournisseurs pour réduire les perturbations à la production et à la livraison?
- Insight a discuté de ce qui suit :
- Lorsque possible, passer les commandes de clients à l’avance pour avoir le plus de temps possible.
- Réviser les modèles et spécifications actuels, et en cas de pénuries, trouver les modèles similaires les plus près et effectuer des recommandations aux clients.
- Prioriser les commandes de clients principaux auprès des équipementiers et des partenaires de distribution, lorsque possible.
Q. Insight sera-t-elle en mesure de continuer à fournir des preuves de livraison pour les biens reçus?
- Pour faire suite aux conseils et recommandations concernant le coronavirus (COVID-19) de Santé Canada, de l’Organisation mondiale de la santé, du CDC et des autres autorités de santé publique, de même que les mandats imposés par les autorités gouvernementales applicables et les communications de nos partenaires transporteurs, Insight n’est pas en mesure de garantir qu’elle sera en mesure de vous fournir une preuve de livraison des biens sous forme de signature du client. Nous vous fournirons des confirmations de livraison par d’autres moyens, par exemple au moyen de renseignements entrés par le livreur.